WMS의 도입과 효과

WMS의 필요성과 도입 과정

창고관리시스템(Warehouse Management System)의 도입은 물류의 경쟁력 확보를 위한 필수적인 요소로 자리잡았습니다. 특히, 실시간으로 주문이 접수되고 이에 대한 물류처리가 수반되는 이커머스 풀필먼트의 경우, WMS는 주문부터 물류까지의 원활한 연결을 통한 빠른 처리, 그리고 복잡한 물류 운영 과정의 효율화에 많은 영향을 미칩니다.

이러한 물류의 변화에 따라 많은 기업이 물류 효율성과 서비스 지표 향상을 위한 WMS 도입을 진행하고 있습니다. 그러나, 대부분의 경우 WMS 도입과 활용이 기대만큼 원활하게 진행되지 않는데, 이는 단순히 소프트웨어의 도입이나 전산 운영 관점으로 WMS 도입을 검토하고 진행하기 때문입니다. 

따라서 WMS의 도입은 기업의 물류 운영 전반을 개선하는 관점에서, 물류 뿐 아니라 물류와 연관된 모든 영역의 프로세스 분석과 운영을 아우르는 체계적이고 전략적인 접근이 필요합니다. 이번 글에서는 WMS의 효과적인 도입을 위한 주요 단계와 고려 사항을 살펴보겠습니다.

WMS 도입 준비 단계

1.현행 프로세스 분석
WMS 도입의 첫 단계는 현재 창고 운영 프로세스에 대한 분석입니다. 이 과정에서는 다음 사항을 검토해야 합니다.

- 입고 프로세스: 
입고 예정 시기의 공유 및 상품의 입수량, 수량 등 실물의 입고 전 입고에 필요한 인력 및 공간을 가늠할 수 있는 체계가 필요합니다. 

- 보관 관리: 
재고 위치 할당 및 관리 방식을 구분합니다. 로케이션 관리 영역 뿐 아니라, 입고 대기와 통로 등 비활성 로케이션에 대한 사용 빈도와 관리 방안, 할당 가능 영역과 비할당 영역, 피킹존 및 보관존의 관리방안이 필요합니다.

- 피킹 프로세스: 
주문 처리를 위한 상품 선별 방식입니다. 이전 글에서 다룬 피킹 로케이션 및 상품 구성에 따른 Wave 설정, 피킹 방식을 결정하는 기능입니다.

- 출고 프로세스: 
포장 및 라벨링, 부자재 소요량 및 검수 방식을 관리합니다.

- 재고 관리: 
재고 내역 및 히스토리, 실사에 따른 수정을 다룹니다.

- 반품 처리: 
반송된 상품의 처리 및 폐기, 양품화 과정의 기능을 포함합니다.

이러한 각 영역의 기능과 목적을 종합적으로 고려하여 프로세스별 소요 시간, 인력 투입은 물론 오류 발생이나 작업의 진행 불가 상황의 리스크를 측정하고, 모든 기능별 세부 운영 현황과 개선 지침을 명확히 파악해야 합니다. 이는 WMS 도입의 목표 설정과 시스템 요구사항 정의의 기초가 됩니다.

2. 목표 설정
현재 프로세스 분석을 바탕으로, WMS 도입을 통해 달성하고자 하는 구체적인 목표를 설정합니다. 일반적으로 WMS 도입 목표에는 다음과 같은 항목이 포함됩니다.

- 재고 정확도
- 인력 생산성
- 주문-작업 간 처리 시간
- 오차율

이러한 목표는 WMS 도입 후 성과 측정의 기준이 되므로, 현실적이면서도 개선의 가시성이 보일 수 있는 수준으로 설정해야 합니다. 단, WMS 도입시 관리 영역의 증가, 검수에 따른 세부 업무 및 인력의 증가가 발생할 수 있으므로 WMS의 도입이 반드시 전체 비용을 절감하는 것은 아님을 인지하고 인력 감축과 비용 절감의 관점이 아닌, 관리의 정합성과 프로세스의 정확도, 비효율 개선을 중심으로 기대 효과를 설정할 필요가 있습니다.

3. 이해관계자 참여
WMS 도입은 조직 전반에 영향을 미치는 프로젝트이므로, 다양한 유관부서의 참여 및 프로세스 협의가 매우 중요합니다. 가령, 경영진은 전략적 방향 설정 및 예산 승인의 결정권자로서 도입을 통한 거시적 효과를, 개발 및 IT 유관 부서는 WMS와의 기술적 구현 및 기존 시스템과의 통합 프로세스를, 제조와 SCM은 스케줄 관리와 데이터 정합성 여부들을 도입의 중점사항으로 인지하고 있습니다. 따라서 각 부서의 요구사항과 우려사항을 수렴하고, 이를 프로젝트 계획에 반영해야 하며 정기적인 소통 채널을 마련하여 프로젝트 진행 상황을 공유하고 피드백을 주고받을 필요가 있습니다.

WMS 선택 및 구현

1. 적합한 WMS 솔루션 선택
기업의 특성과 요구사항에 맞는 WMS 솔루션을 선택하기 위해서는 다양한 요인을 고려해야 합니다. 물론 물류의 규모 및 예산에 따라 요건은 달라지지만, 일반적으로 검토 시 주로 고려되는 요인은 다음과 같습니다.

- 기능성: 필수 기능 포함 여부 및 관리 기능
- 확장성: 규모의 성장과 카테고리의 확장에 따른 시스템 확장 가능성
- 통합성: 기존 사용중인 회계, CS, 주문수집 프로그램 등 타 시스템과의 연동 가능여부
- 사용성: 인터페이스 및 사용 용이성
- 신뢰성: 기술 지원 및 업데이트 지속성
- 구축 방식: 클라우드를 활용한 공용기능 혹은 단독서비스를 통한 자체 기능 구축
- 비용: 초기 투자 비용 및 유지보수 비용

WMS 구축 업체마다 주로 다루는 상품군과 입출고의 운영 방식, wave 생성 등의 기준이 다르므로, 반드시 여러 기업의 솔루션과 실제 사용 업체, 도입 효과 등을 비교 평가하고, 가능하다면 데모 버전을 통해 실제 사용성을 테스트해야 합니다. 또한, 유사한 규모와 업종의 물류 운영 방식 및 WMS 사용 사례 등을 확인하여 WMS 도입에 따른 효율성 개선 효과, 도입과 안정 과정의 문제점들을 파악하는 것 또 도입의 문제 방지를 위한 방법 중 하나입니다.

2. 단계별 구축 과정
WMS의 구축은 큰 틀에서 다음과 같은 절차에 따라 진행됩니다.

- 시스템 설계: 프로세스 설계 및 기능별 요구사항 정의를 진행합니다.
- 개발 및 커스터마이징: 필요한 기능 개발 및 기업 특성에 맞는 조정을 진행합니다.
- 데이터 셋업: WMS 내 데이터 셋업 및 기존 데이터와의 매칭을 진행합니다. 
- 테스트: 단위 테스트, 통합 테스트, 스트레스 테스트 등을 통해 다양한 기능 및 환경, 과부하에 대한 대응 능력과 리스크를 파악합니다.
- 교육 : 사용자 교육을 진행합니다.
- 시범 운영: 제한된 범위에서 실제 환경 적용 및 검증을 진행합니다. 이를 통해 시스템 오류 및 불일치에 따른 리스크를 최소화하며 실제 운영 프로세스에 대한 적응을 진행합니다.
- 오픈: 시스템의 전체 적용

이 중 교육과 시범 운영 단계는 매우 중요합니다. 교육을 통한 기능의 미숙지 혹은 기능에 대한 잘못된 이해가 발생할 경우 데이터 운영 및 관리에서 큰 문제가 발생할 수 있습니다. 따라서 다음과 같은 교육 프로그램을 준비해야 할 필요가 있습니다.

-시스템 사용법 교육: 실습 위주의 교육 및 자가 학습을 위한 가이드 작성입니다.
-프로세스 교육: 기존 프로세스와 변경된 업무 프로세스의 매칭 혹은 변경 방식 공유를 포함합니다.
-문제 해결 교육: 시스템 사용 중 발생할 수 있는 문제에 대한 대처 방안을 마련합니다.
-지속적인 학습: 정기적인 보수 교육 및 신규 기능 추가 시 교육을 진행합니다.

이 과정에서는 일부 SKU나 특정 창고 구역에 대해 WMS를 적용해보고, 발생하는 잘못된 이해나 사용에 따른 문제들을 취합, 분석, 개선한 후 실제 운영을 진행하는 것이 리스크를 최소화할 수 있는 방법입니다.

도입 이후 관리 및 개선

WMS 도입은 단순한 시스템 변경이 아닌 업무 방식의 근본적인 변화를 수반합니다. 따라서 체계적으로 변화를 관리해야 합니다.

먼저 변화의 필요성 공유입니다. WMS 도입의 이유와 기대 효과를 모든 구성원과 공유해야 합니다. 그리고 이 과정에서는 프로세스의 변화에 대한 우려와 불편 사항들을 수집하고, 이에 대한 대응 방안을 마련할 필요가 있습니다. 또한 단계적인 적용을 통해 모든 부서가 WMS의 운영을 이해하고 함께 사용할 수 있는 시스템으로 확장하는 방안이 좋습니다. 도입 이후에는 지속적인 성과 모니터링이 필요합니다. 도입 초기에 설정한 KPI를 기준으로 정기적인 성과 측정을 실시하고, 결과를 분석하여 개선점을 도출해야 합니다.

이 과정에서는 재고 정확도, 주문 처리 속도, 출고 정확도, 출고 생산성, 데이터 수집 및 편집 등의 지표들을 선별하고 이러한 지표의 변화를 일 단위로 확인하는 것이 효과적입니다. 또한, WMS는 한 번 구축으로 끝나는 것이 아니라 지속적인 개선이 필요한 시스템입니다. 앞선 성과 분석 결과를 바탕으로 지속적인 개선 활동을 수행해야 합니다. 비효율적인 프로세스를 개선하고, 현장 사용자들의 의견을 수렴하여 기능의 도입 혹은 성능 개선이 진행될 필요가 있습니다.

결론

WMS의 효과적인 도입은 단순한 시스템 구축 이상의 의미를 갖습니다. 이는 물류 운영은 물론, 기업 전체의 SCM을 혁신하고 유통의 경쟁력을 강화하는 전략적 프로젝트입니다. 철저한 준비 및 체계적인 실행, 그리고 지속적인 개선 노력을 통해  극대화할 수 있으므로 모든 이해관계자의 적극적인 참여와 협력을 유도할 수 있도록 해야합니다.